Gut geplant ist halb gewonnen

Wie sich Arbeitstreffen effektiver gestalten lassen – das 1 × 1 der Workshop-Planung.

 

„Meetings sind für Menschen, die nicht genug zu tun haben“, sagte der britische Werbeprofi Paul Arden. Das gilt allerdings nur für unzureichend geplante Meetings. Erfolgreiche Workshops sind das Ergebnis gut angelegter Interaktionen und sorgfältiger Vorbereitung. Und dabei helfen die sieben Grundregeln aus mehr als 45 Jahren Workshop-Erfahrung bei Metaplan:

 #1 Vorbereiten und vordenken

 

Ein guter Workshop beginnt schon lange vor dem Workshop. Für die Vorbereitung sollte man mindestens halb so viel Zeit wie für den Workshop selbst investieren. Zur Vorbereitung gehört das Sammeln von Informationen über Kontext, Interessen, Widerstände und Konflikte, das Entwerfen einer Dramaturgie und das frühzeitige Ins-Boot-Holen der Teilnehmenden. Ein Drittel der Teilnehmenden sollte z. B. über Sondierungsgespräche in die Vorarbeiten eingebunden werden.

 #2 Teilnehmerzahl limitieren

In großen Runden wird zwar meistens viel gesprochen, aber wenig wirklich diskutiert. Vor allem aber: Wer eh keine Chance hat, zu Wort zu kommen, schaltet bald ab. Die Teilnehmerzahl sollte daher zwölf nicht übersteigen.

#3 Auf Augenhöhe diskutieren

Alle reden von flachen Hierarchien, aber wenn Vorgesetzte im Raum sind, haben meist sie die größten Redeanteile. Daher: Pro Workshop nie mehr als drei Hierarchiestufen zusammenspannen. Ideal sind zwei Organisationsebenen. Betreffen Aufgabe und Thema unterschiedliche Hierarchiestufen, lieber mehrere separate Workshops anberaumen.

#4 Die richtigen Akteure zusammenbringen

Ein guter Diskurs lebt von vielfältigen Perspektiven. Auf der Einladungsliste sollten deshalb idealerweise ein Drittel Protagonisten (Veränderer), ein Drittel Antagonisten (Bewahrer) und ein Drittel Generalisten, die sich noch nicht festgelegt haben, stehen. Betriebsräte sollten ebenfalls einbezogen und ggf. mit speziellen Aufgaben betraut werden.

#5 Raum und Zeit bedenken

Ein perfekter Workshop-Raum ist eher quadratisch als rechteckig, hat keine Stützen oder Säulen, aber viel Licht. Bei einer halbtägigen Veranstaltung sollte man mit 4 m² pro Person kalkulieren, für einen ganzen Tag mit 6 m² und bei einem mehrtägigen Workshop mit 10 m² pro Person. Denn je länger eine Veranstaltung, desto größer ist der Platzbedarf für Kleingruppenarbeit, Tafeln, Bewegung zwischendurch und Pausen mit informellem Austausch.

#6 Sparsam möblieren

Das Mobiliar darf die Bewegungsfreiheit bei den Interaktionen und den Blick auf die Metaplantafeln nicht einschränken. Deshalb: Umso weniger Möbel, desto besser. Ausnahme sind Stühle, von denen 20 % mehr als die Zahl der Teilnehmenden vorhanden sein sollte (das spart Geschleppe). Tische hingegen sind nur Hindernisse, hinter denen sich Teilnehmende verschanzen. Ein einzelner fürs Catering, ein zweiter, kleinerer für den Moderationskoffer reichen aus.

#7 Atmosphäre gestalten

Das Gesprächsklima einer Gruppe lässt sich mit Spielregeln wirksam beeinflussen. Sie sollten vorab formuliert und zu Beginn des Workshops angesagt werden. Zu den maximal fünf Regeln gehören Gesprächsregeln wie „Nicht mehr als 30 Sekunden Redezeit pro Wortbeitrag“. Oder: „Jeder ist des anderen Butler“, denn kleine Freundlichkeiten – wie das mitgebrachte Glas Wasser für den Stuhlnachbarn – helfen, eine konstruktive Gruppenatmosphäre entstehen zu lassen.

 

Autorinnen


CLAUDIA LANGEN

ist Senior Consultant bei Metaplan und berät zu Strategie-, Führungs- und Veränderungsthemen.

 HELEN TAYLOR

ist Senior Consultant bei Metaplan und berät zu Strategie- und Organisationsprozessen.

3 Gedanken zu “Gut geplant ist halb gewonnen

  1. Thomas Rehehäuser   7. September 2017 um 9:57 Uhr - Antworten

    Vielen Dank für diese Impulse zur Planung. Besonders gut gefällt mir das “sparsam möbilieren”. Weite Räume und Luft zum Atmen geben Gedankenfreiheit. Was ich vermisse ist das Thema Ernährung, gibt es dazu Überlegungen von Ihnen?


    1. Jens Kapitzky   10. September 2017 um 15:30 Uhr - Antworten

      Lieber Herr Rehehäuser, herzlichen Dank für Ihr Feedback! Ihre Frage zum Thema Ernährung macht einen Strang auf, über den wir gern noch intensiver nachdenken werden – DANKE für die Anregung!


    2. Claudia Langen   28. September 2017 um 11:01 Uhr - Antworten

      Guten Tag Herr Rehehäuser, hier noch einige Stichworte zur Ernährung: Wir stellen in den Raum (auf einen Tisch am Rand) neben verschiedenen Kalt- und Warmgetränken auch Nüsse, getrocknete Früchte, Kekse und mehrere Sorten Obst, darunter z.B. Melone oder Ananas aufgeschnitten. Und wir ermutigen die Teilnehmer, sich zwischendurch – nicht nur in den Pausen – mit Getränken, Obst etc. zu versorgen. Zu einem Mittagessen gehört bei uns immer eine Auswahl an Salaten und Gemüse. Der Gedanke dahinter: abwechslungsreich und leicht verdaulich.


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